Cómo priorizar cuando todo es urgente (o eso parece)

En el trabajo, hay días que empiezan con una lista clara de cosas por hacer… y acaban convirtiéndose en una carrera contrarreloj. De pronto, todo es “urgente”. Tu jefe necesita un informe “para ya”, un cliente exige respuesta inmediata, y en medio, el equipo te pide resolver un problema que “no puede esperar”.

Cuando todo parece urgente, la tentación es intentar hacerlo todo a la vez. Y ahí está el error: no solo es imposible, sino que el resultado suele ser peor en cada tarea. La clave está en detenerte (sí, aunque parezca que no tienes tiempo) y evaluar qué realmente necesita tu atención en ese momento.

(ejemplo real): Una mañana recibí tres peticiones urgentes en menos de media hora. El instinto me llevó a abrir los tres chats a la vez y empezar a contestar en paralelo. Me di cuenta de que iba a acabar mal. Paré, anoté cada tarea y pregunté plazos reales. Resultado: una de ellas podía esperar hasta la tarde y otra ni siquiera era para ese día. Solo una requería acción inmediata.

Para priorizar tareas urgentes, ayuda mucho hacerse tres preguntas rápidas:

1. ¿Qué pasa si no lo hago ahora?

2. ¿A quién afecta? (y, sobre todo, ¿afecta a algo crítico del negocio?)

3. ¿Tengo toda la información para hacerlo ya?

   
   

Otra técnica que utilizo es el método del semáforo:

• Rojo: urgente e importante (va primero).

• Amarillo: importante pero no urgente (programar pronto).

• Verde: no urgente y poco importante (delegar o aparcar).

En entornos de alta presión como el de un Executive Assistant, también es clave comunicar prioridades. Si tu jefe te pide algo y ya tienes otra tarea urgente, díselo: “Ahora mismo estoy con el informe del cliente que me pediste para las 12:00, ¿quieres que lo pause para atender esto?”. Muchas veces, él mismo reordena las prioridades al ver el impacto real.

Y, por supuesto, cuida tu foco. Cuando priorices, trabaja en una sola cosa a la vez hasta cerrarla. Terminar una tarea libera más tiempo y energía que dejar tres a medias.

En resumen: cuando todo parece urgente, no se trata de correr más, sino de decidir mejor. La urgencia es relativa; tu organización y tu capacidad para evaluar en frío son las que determinan qué sale adelante… y cómo.