El arte de anticiparte: cómo resolver problemas antes de que lleguen a tu mesa

Una de las mejores sensaciones como Executive Assistant es resolver un problema… antes de que realmente ocurra. Anticiparse en el trabajo no es magia, es una combinación de observación, experiencia y, sobre todo, atención al detalle.

En nuestro rol, esperar a que un problema llegue a la mesa suele significar que ya es tarde, que ya hay que correr para solucionarlo. Anticiparte, en cambio, te permite manejar la situación con calma y prevenir consecuencias mayores.

(ejemplo real): En una ocasión, estaba revisando el calendario de mi jefe para la semana siguiente y noté que tenía una reunión importante justo después de un vuelo internacional. Sabía que ese vuelo llegaba con frecuencia con retraso, así que moví la reunión a la tarde. Efectivamente, el vuelo aterrizó dos horas tarde y él aún tuvo tiempo de llegar, descansar y prepararse.

Anticiparse en el trabajo implica tres cosas:

1. Detectar patrones: saber que cierto proveedor suele retrasar entregas, que un cliente prefiere reuniones por la tarde, o que en ciertas fechas hay más tráfico de lo normal.

2. Hacer preguntas clave: “¿Qué puede salir mal con esto?” y “¿Qué necesitaría tener preparado por si ocurre?”.

3. Estar informado: cuanto más sepas sobre el contexto de tu empresa, tu sector y tu equipo, más fácil será prever problemas.

   
   

La proactividad no siempre se ve, pero se siente. Muchas veces nadie sabe que has evitado un desastre porque, precisamente, no llegó a ocurrir. Pero con el tiempo, tu jefe y tu equipo empiezan a confiar en que, si algo pasa por tus manos, estará bajo control.

Anticiparte no significa vivir esperando que todo salga mal, sino tener siempre un plan B (y a veces un plan C). Es la diferencia entre trabajar apagando fuegos y trabajar manteniendo el fuego lejos de la oficina.